Een recruitmentafdeling opzetten die niet aan één persoon hangt

5 oktober 2026 · Guio Akoudad, Future Job

Een recruiter aannemen is nog geen recruitmentafdeling bouwen. De vraag is vooral of de organisatie een werkwijze heeft die blijft functioneren wanneer iemand ziek is, vertrekt of er ineens meer vacatures tegelijk komen.

Ik kom organisaties tegen waar één medewerker precies weet welke vacatureteksten werken, wie op LinkedIn benaderd is en hoe de gesprekken worden gepland. Dat loopt vaak prima. Tot die persoon op vakantie gaat. Dan blijkt dat een groot deel van het proces alleen in iemands hoofd bestaat.

Als je recruitment structureel wilt organiseren, zou ik niet beginnen met een nieuw ATS. Eerst moeten vier zaken duidelijk zijn.

Wie is eigenaar van een vacature?

Wie bespreekt de personeelsbehoefte met de leidinggevende? Wie geeft akkoord op het functieprofiel en het salaris? En wie neemt een besluit wanneer de vacature na zes weken nog niet loopt? Zonder die afspraken schuiven taken telkens naar degene die toevallig tijd heeft.

Maak het proces herhaalbaar

Een korte intake, vaste afspraken over terugkoppeling, een duidelijke kandidatenstatus en een overdrachtsmoment na plaatsing zijn niet ingewikkeld. Ze moeten alleen consequent worden gebruikt.

Ik vind het belangrijk dat je een nieuwe collega in één dag kunt uitleggen hoe recruitment werkt. Niet dat alles dan af is, maar dat de basis vastligt in processen, teksten, kanalen en verantwoordelijkheden.

De kandidaat is geen mapje in het ATS

Een systeem helpt je overzicht houden, maar alleen als je goede afspraken maakt over wat je erin vastlegt en hoe lang gegevens bewaard mogen worden. Ook moet je bepalen wie toegang krijgt en wat er gebeurt met kandidaatdata wanneer een externe recruiter vertrekt.

Hetzelfde geldt voor contact met kandidaten die nu nog niet kunnen of willen overstappen. Daarvoor is een rechtmatige en transparante werkwijze nodig, geen onbeperkte bewaarmap.

Maak de leidinggevende onderdeel van de oplossing

Recruitment kan kandidaten vinden, maar niet in zijn eentje de kwaliteit van gesprekken, besluitvorming en het aanbod bepalen. Ik zou daarom ook afspraken maken met hiring managers. Binnen welke termijn komt feedback? Wat zijn de echte selectiecriteria? Wanneer moet er worden bijgestuurd?

Begin klein, lever overdraagbaar op

Een goed recruitmentproces hoeft niet meteen groot te zijn. Begin met één of twee veelvoorkomende functies, test de aanpak en verbeter hem voordat je alles uitrolt. Daarna kun je tooling en rapportages kiezen die bij de praktijk passen.

Dat is ook de gedachte achter de recruitmentprojecten van Future Job: niet alleen tijdelijk vacatures invullen, maar de functie zo inrichten dat de opdrachtgever er zelf mee verder kan.

Terug naar alle artikelen